Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 25 Mawrth 2019
Amser:
10.30 -
13.00
------
Categori |
Enwau |
Aelodau’r Pwyllgor: |
Robert (Bob) Evans (Cadeirydd), Cynghorydd Annibynnol a Chadeirydd y Pwyllgor Ann Beynon, OBE, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor Suzy Davies AC, Comisiynydd Hugh Widdis, Aelod Annibynnol o'r Pwyllgor |
Swyddfa Archwilio Cymru: |
Gareth Lucey (Swyddfa Archwilio Cymru) |
Staff y Comisiwn: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor a Rheolwr Risg Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor Carys Evans, Cydlynydd Brexit (Eitem 12) Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil (Eitem 12) |
1.1 Cafwyd ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin.
1.2 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a diolchodd i'r tîm clercio am eu cymorth gyda’i gyfarfod cyntaf fel Cadeirydd.
1.3 Nid oedd buddiannau i'w datgan.
ACARAC (02-19) Papur 1a - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Chwefror 2019
ACARAC (02-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Chwefror.
2.2 Cam 2.2 (Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Dirprwy Gyfarwyddwr newydd sy'n gyfrifol am y Gronfa yn Llywodraeth Cymru ar 21 Mawrth a oedd wedi cytuno i gyfnewid gwybodaeth er mwyn osgoi’r problemau a gododd y llynedd. Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth hon a diolchodd i Gareth am ei ymdrechion.
ACARAC (02-19) Papur 3 – adroddiad diweddaru
3.1 Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol.
ACARAC (02-19) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20
3.1 Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol.
3.2 Oherwydd bod y cyfarfod hwn yn cael ei gynnal mor fuan ar ôl y cyfarfod ym mis Chwefror, nid oedd dim adroddiadau archwilio mewnol i'w cyflwyno. Byddai unrhyw adroddiadau a gymeradwyir cyn y cyfarfod ym mis Mehefin yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor ymlaen llaw.
3.3 Cadarnhaodd Gareth ei fod yn gweithio dros dro fel Swyddog Diogelu Data dynodedig y Comisiwn ac eglurodd y trefniant a roddwyd ar waith gyda swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru iddo ymgymryd â’r swyddogaeth diogelu data a GDPR yn ystod cyfnod o absenoldeb mamolaeth.
3.4 Roedd Gareth hefyd wedi bod yn rhan o drafodaethau gyda'r Comisiwn Etholiadol ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r trefniadau llywodraethu sydd wedi’u cynnwys yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru). Cytunodd i baratoi nodyn yn egluro’r goblygiadau posibl i Gomisiwn y Cynulliad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.
3.5 Mewn perthynas â'r adolygiad o gaffael, trafododd aelodau'r Pwyllgor sut y gallai'r Comisiwn ymgysylltu'n well â chyflenwyr bach o Gymru. Dywedodd un aelod o'r Pwyllgor ei fod yn bresennol mewn cyfarfod o Siambr Fasnach leol pan drafodwyd y mater hwn. Cytunodd Dave Tosh i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel (Pennaeth Caffael) i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.
3.6 Roedd y Pwyllgor yn amau a ddylai’r gwaith archwilio ganolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes. Roedd Gareth a Siwan Davies wedi trafod amseriad archwiliadau yn y dyfodol a chwmpas y gwaith hwnnw, ond roedd Siwan yn y broses o benodi Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau a fyddai'n gyfrifol am arwain y gwaith hwn.
3.7 Roedd y Cadeirydd yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r trafodaethau gyda Gareth a Siwan ynghylch cylch gorchwyl adolygiad cynhwysfawr y Pwyllgor.
3.8 Diolchodd Gareth i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau a dywedodd y byddai’n falch o gael awgrymiadau ychwanegol drwy’r e-bost am ei gynllun archwilio. Cytunodd i anfon yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd ac roedd yn hapus i aildrefnu'r adolygiad o absenoldeb salwch i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC).
3.9 Cadarnhaodd Gareth y byddai ei adroddiad blynyddol, i'w gyflwyno ym mis Mehefin, yn cofnodi unrhyw argymhellion na chawasant eu rhoi ar waith.
3.10Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.
Camau i'w cymryd
– (3.4) Gareth i baratoi nodyn am y goblygiadau posibl ar gyfer trefniadau llywodraethu Comisiwn y Cynulliad sy'n deillio o gynigion yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru) sy’n ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol.
– (3.5) Dave i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.
– (3.6) Gareth a Siwan i gynnal trafodaethau â Bob ynghylch cynlluniau ar gyfer adolygiadau sicrwydd yng Nghyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad.
– (3.8) Aelodau'r Pwyllgor i anfon sylwadau at Gareth ar Gynllun Archwilio Mewnol 2019-20.
– (3.8) Gareth i anfon ei adroddiad ar yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd pan fydd ar gael.
- (3.8) Gareth i gynnal yr adolygiad o absenoldeb salwch yn gynt i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu PAC yn yr hydref.
ACARAC (02-19) Papur 5 – Y Siarter Archwilio Mewnol
3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.
ACARAC (02-19) Papur 6 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru
4.1 Cyflwynodd Gareth Lucey ei bapur diweddaru a dywedodd y byddai'r ffi archwilio arfaethedig yn aros yr un fath â'r llynedd, tra byddai’n cael ei ddilysu’n fewnol.
4.2 Cadarnhaodd fod y gwaith cynllunio cychwynnol wedi'i gwblhau ym mis Chwefror a mis Mawrth. Byddai'r archwiliad terfynol yn dechrau ar 13 Mai a byddai unrhyw faterion yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor maes o law.
4.3 Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed am y cynnydd a wnaed gyda’r gwaith archwilio ac roedd yn croesawu’r ffaith y byddai’r ffi’n seiliedig ar gyfradd y llynedd.
ACARAC (02-19) Papur 7 – Y Protocol ar gyfer Cydweithio
4.4 Cytunodd Gareth Lucey a Gareth Watts fod y protocol presennol yn parhau i fod yn berthnasol ac yn gyfredol. Aethant ati i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y modd roeddent wedi cydymffurfio â'r protocol dros y 12 mis diwethaf.
ACARAC (02-19) Papur 8 - y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft
5.1 Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi’r ffaith bod Datganiad Llywodraethu drafft mor gynhwysfawr wedi’i baratoi mor gynnar yn y broses.
5.2 Disgrifiodd Manon Antoniazzi y broses o gasglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr er mwyn paratoi’r Datganiad Llywodraethu a'r sesiwn herio yr aeth Hugh Widdis iddi ym mis Chwefror.
5.3 Cafwyd sylwadau ac awgrymiadau ynglŷn â’r datganiad drafft a byddai'r rhain yn cael eu cynnwys ynddo cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor eto ym mis Mehefin fel rhan o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn.
5.4 Mewn ymateb i gwestiwn am y Dangosyddion Perfformiad Allweddol diwygiedig, cytunodd Dave i anfon y cynigion at y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn eu cymeradwyo.
Cam i’w gymryd
– (5.4) Y tîm clercio i anfon y cynigion ar gyfer y Dangosyddion Perfformiad Allweddol at aelodau’r Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Comisiwn eu cymeradwyo.
ACARAC (02-19) Papur 9 - amserlen
6.1 Disgrifiodd Nia Morgan y broses a ddilynwyd y llynedd, ac roedd pob aelod o’r Pwyllgor a fu'n ymwneud ag adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon yn cytuno ei bod wedi gweithio'n dda. Ei bwriad oedd cyhoeddi drafft bythefnos cyn y cyfarfod a fyddai’n cael ei gynnal ar 17 Mehefin.
6.2 Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd y dylai fod mewn sefyllfa i gyflwyno Adroddiad Cwblhau Archwilio terfynol (Adroddiad ISA 260) yn y cyfarfod ym mis Mehefin.
6.3 Mewn ymateb i gwestiynau am lofnodi, gosod a chraffu ar yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, cytunodd Nia i ychwanegu rhagor o fanylion at yr amserlen i gynnwys y sesiynau craffu.
Cam i’w gymryd
– (6.3) Ychwanegu’r gweithgaredd at yr amserlen ar ôl ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, ee llofnod Archwilydd Cyffredinol cynorthwyol Cymru, gosod yr adroddiad yn y Swyddfa Gyflwyno, sesiynau craffu etc.
ACARAC (02-19) Papur 10 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth
7.1 Cyflwynodd Dave adroddiad drafft y SIRO a oedd yn tynnu sylw at y cynnydd a wnaed, yn rhoi sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu rheoli'n effeithiol ac yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn i ddod.
7.2 Y prif ffocws ar gyfer 2019-20 oedd rhoi’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ar waith a gweithio gyda thîm prosiect y Senedd Ieuenctid i sicrhau cydymffurfiad. Cafwyd un achos o golli data personol y bu angen rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) amdano ond ni fu angen cymryd unrhyw gamau pellach.
7.3 Roedd hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o seiberddiogelwch hefyd wedi bod yn faes allweddol yn ystod y cyfnod hwn. Cadarnhaodd Dave fod Aelodau'r Cynulliad a’u staff cymorth hefyd yn cael cynnig y sesiynau hyfforddi hyn ond roedd gwendid yn parhau yn y maes hwn.
7.4 Roedd Ann Beynon eisoes wedi dosbarthu papur Swyddfa'r Cabinet o'r enw 'Seiberddiogelwch ar gyfer cwmnïau FTSE 350’ a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o'r eitem diweddaru ar seibeddiogelwch mewn cyfarfod yn y dyfodol.
ACARAC (02-19) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol
ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol
ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A –Risgiau Corfforaethol wedi’u plotio
8.1 Nododd y Pwyllgor y newidiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Roeddent yn falch o'r cynnydd a wnaed o ran y Senedd Ieuenctid ond cytunodd â Dave fod yr elfen diogelu a chydymffurfio â GDPR yn risgiau tymor hir y byddai angen eu monitro'n rheolaidd.
ACARAC (02-19) Papur 12 - Risgiau Corfforaethol Brexit
9.1 Croesawodd y Cadeirydd Kathryn Potter a Carys Evans i'r cyfarfod. Roedd y Pwyllgor yn sylweddoli bod yr ansicrwydd ynglŷn â Brexit yn parhau ond roedd yn croesawu'r wybodaeth a gyflwynwyd.
9.2 Ymatebodd Kathryn, Carys a Siwan i’r cwestiynau a gododd y Pwyllgor a oedd yn canolbwyntio ar sut roedd y gwaith yn cael ei ariannu, y goblygiadau i Reolau Sefydlog y Cynulliad a rôl y pwyllgorau craffu.
9.3 Roedd y Pwyllgor wedi'i galonogi gan y modd roedd y Comisiwn yn rheoli'r maes cymhleth hwn ac yn defnyddio adnoddau o feysydd gwasanaeth eraill. Roeddent hefyd yn croesawu'r defnydd o academyddion a'r wybodaeth yr oedd y staff yn ei chael gan yr arbenigwyr hyn.
9.4 Rhoddodd Gareth Watts a Dave Tosh drosolwg o'r gwaith sy'n mynd rhagddo i ystyried effaith gorfforaethol Brexit hefyd. Aethant ati i grynhoi'r meysydd allweddol yn ymwneud â chaffael a chadwyni cyflenwi, Adnoddau Dynol a TGCh gan amlinellu'r gwaith a wnaed hyd yma.
9.5 Cytunodd y Pwyllgor i drafod risgiau Brexit eto fel eitem o bwys mewn cyfarfod yn y dyfodol.
Actions
– (9.2) Siwan i ychwanegu’r manylion diweddaraf ynghylch capasiti ac adnoddau at risg gorfforaethol Brexit wedi i Gomisiwn y Cynulliad eu trafod.
– (9.4) Y tîm clercio i ychwanegu Brexit at y flaenraglen waith fel eitem o bwys i'w thrafod pan fo'n briodol.
ACARAC (02-19) Papur 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll
10.1 Cadarnhaodd Gareth nad oedd y ddau bolisi wedi newid ers iddynt gael eu hadolygu ym mis Ebrill 2018. Nid oedd unrhyw achosion o dwyll na chwythu'r chwiban wedi'u cofnodi ond roedd y Comisiwn yn ymwybodol o'r angen i gynnal lefelau ymwybyddiaeth a rhoi’r polisïau ar brawf yn llawn.
ACARAC (02-19) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2018-19 a 2019-20 a Chyllideb 2020-21
11.1 Rhoddodd Nia y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y sefyllfa gyllidebol bresennol. Bu blwyddyn ariannol 2018-19 yn gyfnod prysur i'r Comisiwn gan y bu cryn alw am adnoddau gan gynnwys adnoddau ar gyfer Diwygio'r Cynulliad, Brexit a'r Senedd Ieuenctid.
11.2 Nid oedd y Pwyllgor Cyllid wedi ymateb eto i farn y Comisiwn ynghylch gosod cyllidebau’n unol â Bloc Cymru. Cytunodd Nia i hysbysu'r Pwyllgor yn ogystal â dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus roedd Comisiwn y Cynulliad i fod yn ei drafod yr wythnos ganlynol.
Camau i’w cymryd
- (11.2) Nia i ddosbarthu amserlen y gyllideb, adroddiad PAC ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.
ACARAC (02-19) Papur 15 –Cylch gorchwyl diwygiedig
12.1 Derbyniodd y Pwyllgor yr un newid yn y cylch gorchwyl. Byddai’r fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyhoeddi ar wefan ACARAC.
12.2 Roedd y Cadeirydd am gofnodi y byddai croeso i staff y Comisiwn ddod i gyfarfodydd yn y dyfodol fel cyfleoedd datblygu, os oedd Manon a'r Cyfarwyddwyr yn teimlo bod hynny’n briodol.
ACARAC (02-19) Papur 16 – Crynodeb o’r ymadawiadau
13.1 Nododd y Pwyllgor fod tri wedi ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.
ACARAC (02-19) Papur 17 - Y flaenraglen waith
14.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith ddiwygiedig a chytunodd i'r tîm clercio ad-drefnu sesiwn breifat gyda Swyddfa Archwilio Cymru.
Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 17 Mehefin 2019.